La digitalización es, cada vez más, una cuestión relevante en los objetivos y preocupaciones de las Pymes. Contar con una hoja de ruta específica es clave para implementarla en tu empresa adecuadamente. De la misma manera que diseñas un plan de marketing o un plan de ventas, es hora de centrarse también en uno de digitalización y dejar atrás el papel. A continuación te contamos todos los aspectos que debes tener en cuenta.
¿Te imaginas que en una clase solo 1 de cada 5 alumnos consiguiese superar los exámenes? Pues esto es lo que sucede en el caso de España y las Pequeñas y Medianas Empresas en términos de transformación digital.
Pero, igual que con un estudiante, subir la nota solo es una cuestión de constancia, trabajo y darse cuenta de los beneficios futuros de contar con un buen expediente. Si, además, tiene la suerte de tener un profesor que sepa guiarle para sacar el máximo de sus capacidades, mucho mejor.
Beneficios de la Transformación Digital para las Pymes.
El caso del estudiante nos sirve para hablar de digitalizar empresas. Muchas quizá lo conciban todavía como un gasto y algo accesorio, pero no es cierto. Se trata de una inversión y una realidad ineludible. De hecho, es ya una necesidad si no quieres quedarte atrás con respecto a tu competencia. Pura supervivencia, pero también visión de futuro. Pero, ¿cuáles son las ventajas de ‘abrazar’ la digitalización para una Pyme? Estas son solo algunas:
- Ahorro de costes e incremento de la productividad, pues digitalizar procesos es hacerlos más eficientes y más automatizados.
- Acceso a nuevos clientes y mercados: en el mundo digital no existen las fronteras físicas.
- Flexibilidad, agilidad y eficiencia en procesos, tareas y departamentos. Por ejemplo, a través de un ERP y CRM.
- Mejora de la satisfacción y la atención al cliente, que gracias a los canales digitales se puede multiplicar, medir y mejorar.
- Incremento de las ventas, pues se generan más canales de captación y comunicación y se conoce mejor a clientes actuales y potenciales gracias a su huella digital.
- Mayor control de las infraestructuras propias
De la teoría a la práctica:
Elaborar un plan de digitalización puede no ser lo más sencillo para una empresa que no esté habituada. Por eso, como si fuésemos un profesor, te damos algunas claves paso por paso:
Planifica la inversión que vas a destinar.
Efectivamente, la digitalización requiere de una inversión. A corto y medio plazo ya empezarás a notar sus beneficios en la reducción de costes, pero primero hay que invertir.
En este punto, tu plan de negocio debe contemplar la cantidad de dinero que vas a destinar a la digitalización. Lo recomendable es dedicar, como mínimo, un 5% del importe de las ventas, si bien las empresas que apuestan decididamente por el mundo digital suelen superar este guarismo. Aquí no deben esta contempladas las inversiones en hardware.
Piensa que a medio plazo podrás ahorrar gracias a la digitalización un porcentaje muy superior a esa inversión.
Nombra a un responsable.
En grandes compañías suele haber un responsable por departamento. En una Pyme, es preferible que sea una persona la responsable de llevar el proceso a buen puerto y coordinar a los diferentes departamentos/compañeros involucrados. Este responsable también puede ser una empresa externa de mantenimiento,
Es esencial nombrar al perfil adecuado. Una persona que combine visión estratégica con ascendente entre sus compañeros y, por supuesto, habilidades digitales. ¿Significa que tiene que ser un perfil técnico? No exactamente, pero sí debe estar familiarizado con los diferentes soportes digitales y las ventajas de estos y en coordinación con un responsable externo.
Y, también fundamental, una persona arraigada a la empresa. Imagina que la deja al poco tiempo… sería perjudicial para el plan cambiar a medio camino de responsable.
En el plan, define muy bien sus funciones ‘extra’, cómo, cuándo y a quién debe reportar.
Establece un plan de acción con prioridades y objetivos.
Probablemente este sea, junto al de la inversión, el pilar fundamental del plan. Ten en cuenta que, dependiendo de tu empresa y su grado de madurez, las prioridades de digitalización deben ser unas u otras.
Por ejemplo, si tienes un negocio “pequeño” que no es de raíz tecnológica, seguramente necesites primero un CRM y un ERP (software de gestión integrada compra,ventas y contabilidad), una solución de factura electrónica o subir información a la nube. Esto es, establecer un entorno colaborativo internamente y comenzar a extraer datos. Son prioridades que debes abordar antes de, por ejemplo, hacerte con un sistema de IoT para interconectar objetos o automatizar el marketing. Estos últimos serían un grado superior, un paso a dar más adelante. Lo primero, por tanto, realismo.
Por cierto, si no tienes muy claro cuáles son las prioridades, te recomendamos que realices una pequeña consultoría de Digitalización para, en primer lugar, conocer en qué punto está tu Pyme.
Y, con las prioridades de inversión, llegan los objetivos. Hazte la pregunta: ¿Invertir para conseguir qué? Es fundamental que definas objetivos y KPIs que te permitan controlar que, efectivamente, la digitalización ha supuesto un beneficio para la empresa. En términos de productividad, ventas, gestión y ahorro de tiempo y costes.
Estos objetivos no pueden ponerse a ojo, sino que deben ser ambiciosos y retadores pero realizables, concretos, medibles, relevantes y acotados en el tiempo. Muy importante esta última cuestión. Si no pones fechas para cada acción y para conseguir cada objetivo, probablemente no se harán nunca.
Comienza por dentro.
Para que tus clientes crean que realmente eres una empresa digitalizada, lo primero es serlo de verdad. No pongas en marcha un eCommerce si el proceso interno de gestión de inventario no está optimizado. No pongas un chat en tu web si no tienes una herramienta de comunicación interna activa primero. No ofrezcas un servicio de delivery si no das abasto con la atención en el punto de venta físico. Son solo algunos ejemplos, pero muy ilustrativos.
Formación y talento.
Tu plan de digitalización debe contemplar también qué iniciativas vas a implantar en materia de formación y talento. Forma a todos los empleados en habilidades y herramientas digitales, si no por mucho que inviertas las probabilidades de éxitos serán escasas.
La digitalización es algo también cultural en las compañías. Por eso, si te decides a dar el paso, tenlo en cuenta en tus procesos de contratación. Busca profesionales con habilidades digitales para todas las posiciones en las que la digitalización haya hecho acto de presencia. Ellos serán los mejores embajadores de la cultura ‘digitalizadora’ de la empresa.
Nuevas herramientas, nuevas obligaciones.
La digitalización tiene infinidad de ventajas. Pero también algunas obligaciones. Porque crear un eCommerce, una web, enviar una newsletter, recopilar datos de comportamiento de los usuarios que luego te sirvan para mejorar su experiencia… conlleva una serie de medidas a adoptar para preservar la privacidad de los usuarios.
Si digitalizas, deberás cumplir con la LOPD y el RGPD. Y este cumplimiento debe figurar en el plan. Te recomendamos consultar los links y, si tienes dudas, consultar con un asesor legal. La utilización de los datos conlleva la obligación de cuidarlos.
Mide, optimiza, gana.
Y es que si algo posibilitan las herramientas digitales, es precisamente eso: medir constantemente y mejorar. Tu plan de digitalización también debe contemplar fechas y procesos de medición de resultados. A partir de estos, es necesario establecer mecánicas de optimización: quédate con lo que funciona, deshecha lo que no te aporta beneficios.
Como ves, la digitalización no es un proceso sencillo. Tampoco inmediato. Requiere planificación y claridad de ideas. Implica cambio, construcción e inversión, pero sus beneficios y la obligación de no perder el tren de la competitividad hacen que merezca la pena.
